Stundennachweis 2026: Vorlage, Muster & kostenloser Generator
📅 Veröffentlicht am 27.05.2026
Stundennachweis 2026: Vorlage, Muster & kostenloser Generator
Ein Stundennachweis – auch Arbeitszeitnachweis oder Stundenliste genannt – dokumentiert die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Er ist für Arbeitnehmer, Freelancer und Minijobber gleichermaßen wichtig und in vielen Bereichen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Mit der richtigen Vorlage erstellen Sie Ihren Stundennachweis in wenigen Minuten.
Daten eingeben → PDF herunterladen → unterschrieben abgeben.
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Was ist ein Stundennachweis?
Ein Stundennachweis ist eine schriftliche Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Er enthält in der Regel Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten sowie die daraus resultierende Gesamtstundenzahl. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von einer lückenlosen Dokumentation – sie schützt vor Streitigkeiten über Überstunden, Mindestlohn und Arbeitszeiten.
Gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2026
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit dem Grundsatzurteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Dieses Urteil hat 2026 weiterhin volle Geltung.
| Personengruppe | Pflicht zur Erfassung | Besonderheit |
|---|---|---|
| Minijobber | Ja – gesetzlich vorgeschrieben (§ 17 MiLoG) | Aufbewahrung 2 Jahre |
| Vollzeitangestellte | Ja – laut BAG-Urteil | Format frei wählbar |
| Freelancer / Selbstständige | Empfohlen für Abrechnung | Basis für Rechnungsstellung |
| Baugewerbe / Gastronomie | Ja – Sonderpflicht nach AEntG | Aufbewahrung bis 2 Jahre |
Pflichtangaben im Stundennachweis
Ein korrekter Stundennachweis enthält folgende Informationen:
- ✅ Name des Arbeitnehmers
- ✅ Name des Arbeitgebers / Unternehmens
- ✅ Monat und Jahr
- ✅ Datum (täglich)
- ✅ Arbeitsbeginn und Arbeitsende
- ✅ Pausenzeiten
- ✅ Tägliche Nettostunden
- ✅ Summe der Monatsstunden
- ✅ Unterschrift Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Muster: Stundennachweis Mai 2026
Stundennachweis – Mai 2026
Arbeitnehmer: Max Mustermann | Arbeitgeber: Muster GmbH
| Datum | Beginn | Ende | Pause | Stunden |
|---|---|---|---|---|
| Mo, 04.05.2026 | 08:00 | 17:00 | 60 min | 8,0 |
| Di, 05.05.2026 | 08:00 | 17:30 | 30 min | 9,0 |
| Gesamtstunden Mai 2026: | 168,5 Std. | |||
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Unterschrift Arbeitnehmer Unterschrift Arbeitgeber / Datum
Stundennachweis für Minijobber
Minijobber unterliegen einer besonderen gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG). Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – spätestens bis zum 7. Tag nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen sind 2 Jahre aufzubewahren.
Stundennachweis vs. Arbeitszeitkonto
| Merkmal | Stundennachweis | Arbeitszeitkonto |
|---|---|---|
| Zweck | Dokumentation geleisteter Stunden | Saldo aus Soll- und Ist-Stunden |
| Format | Papier oder PDF (einfach) | Software oder Excel |
| Geeignet für | Minijobber, Freelancer, einfache Fälle | Vollzeitkräfte mit variablen Stunden |
| Überstunden | Werden aufgelistet, aber nicht verrechnet | Werden als Plusstunden angezeigt |
FAQ: Stundennachweis 2026
Muss der Stundennachweis handschriftlich unterschrieben werden?
Gesetzlich ist keine handschriftliche Unterschrift vorgeschrieben. Viele Arbeitgeber verlangen sie jedoch vertraglich. Ein digital unterschriebenes PDF ist in der Regel ebenfalls rechtsgültig.
Wie lange müssen Stundennachweise aufbewahrt werden?
Für Minijobber und Branchen mit Mindestlohnpflicht gilt eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren. Für die allgemeine Lohnbuchhaltung empfehlen sich 6–10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht).
Können Freelancer den Stundennachweis als Rechnungsgrundlage nutzen?
Ja, absolut. Bei Stunden- oder Tagessatzabrechnung ist der Stundennachweis die Basis für die Rechnung und dient als Leistungsnachweis gegenüber dem Auftraggeber.
Was passiert, wenn keine Stundennachweise geführt werden?
Für Arbeitgeber im Bereich Mindestlohnpflicht drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Zudem kann im Streitfall der Arbeitnehmer die Arbeitsstunden selbst nachweisen – und der Arbeitgeber hat es dann schwerer zu widersprechen.
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Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 | Gilt für Deutschland | Kein Ersatz für Rechtsberatung