Rechnung schreiben 2026 — Pflichtangaben, Vorlage & Muster
📅 Veröffentlicht am 21.05.2026
Rechnung schreiben 2026 — Pflichtangaben, Vorlage & Muster
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung — sie ist ein steuerlich relevantes Dokument. Wer Pflichtangaben vergisst, riskiert, dass der Empfänger den Vorsteuerabzug verliert, das Finanzamt nachfragt oder Zahlungen verzögert werden. In diesem Ratgeber erfährst du, welche Angaben 2026 gesetzlich vorgeschrieben sind, wie eine korrekte Rechnung aufgebaut ist — und was Kleinunternehmer beachten müssen.
📋 Pflichtangaben auf einer Rechnung 2026
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung über 250 € folgende Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Erläuterung |
|---|---|
| ✅ Vollständiger Name + Adresse des Ausstellers | Firmenname oder Vor-/Nachname, Straße, PLZ, Ort |
| ✅ Vollständiger Name + Adresse des Empfängers | Rechnungsempfänger muss eindeutig identifizierbar sein |
| ✅ Steuernummer oder USt-IdNr. | Eigene Steuernummer vom Finanzamt oder USt-ID |
| ✅ Rechnungsdatum | Datum der Ausstellung der Rechnung |
| ✅ Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutig, einmalig — z. B. 2026-001, RE-2026-042 |
| ✅ Leistungsbeschreibung | Art, Menge und Umfang der gelieferten Ware / Dienstleistung |
| ✅ Liefer-/Leistungsdatum | Wann wurde die Leistung erbracht (kann vom Rechnungsdatum abweichen) |
| ✅ Nettobetrag | Betrag ohne Umsatzsteuer, ggf. je Position |
| ✅ Steuersatz + Steuerbetrag | 19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigt) — Betrag ausweisen |
| ✅ Gesamtbetrag (Brutto) | Netto + MwSt. = Bruttobetrag, den der Kunde zahlt |
📝 Rechnungs-Muster — So sieht eine korrekte Rechnung aus
Tel: 030 123456 | E-Mail: max@beispiel.de | Steuernr.: 12/345/67890
Kunde:
Firma XY GmbH
Kundenstraße 5, 20095 Hamburg
RECHNUNG Nr. 2026-042
Rechnungsdatum: 21.05.2026
Leistungszeitraum: 01.05.2026 – 20.05.2026
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
| 1 | Webdesign Startseite | 1 | 800,00 € | 800,00 € |
| 2 | SEO-Optimierung (5h) | 5 | 80,00 € | 400,00 € |
Nettobetrag: 1.200,00 €
zzgl. 19 % MwSt.: 228,00 €
Gesamtbetrag: 1.428,00 €
Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungsdatum
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90 | BIC: DEUTDEDB
📄 Rechnung jetzt kostenlos erstellen →
🔢 Steuersätze 2026 — Wann gilt was?
| Steuersatz | Gilt für | Beispiele |
|---|---|---|
| 19 % (Regelsteuersatz) | Die meisten Waren und Dienstleistungen | Handwerkerleistungen, Elektronik, Kleidung, Software |
| 7 % (ermäßigt) | Grundbedarf, Kultur, Gesundheit | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, ÖPNV, Hotelübernachtung |
| 0 % | Steuerbefreite Umsätze | Ärzte, Versicherungen, Bildungseinrichtungen, EU-Exporte (§ 4 UStG) |
🧾 Kleinunternehmerregelung — Rechnungen ohne MwSt.
Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG eingestuft ist (Jahresumsatz unter 25.000 € im Vorjahr und voraussichtlich unter 100.000 € im laufenden Jahr), darf und muss auf MwSt. verzichten:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
✅ Diesen Satz muss jede Kleinunternehmer-Rechnung enthalten
❌ Kein Steuersatz, kein MwSt.-Betrag angeben
❌ Keine USt-IdNr. nötig — eigene Steuernummer reicht
✅ Rechnung richtig ausstellen — Schritt für Schritt
- Rechnungsnummer vergeben — fortlaufend, lückenlos, einmalig
- Kundendaten prüfen — vollständiger Name, korrekte Adresse
- Leistung präzise beschreiben — was wurde wann geliefert?
- Steuersatz prüfen — 19 %, 7 % oder Kleinunternehmer?
- Zahlungsziel setzen — üblicherweise 14–30 Tage
- Bankverbindung angeben — IBAN + BIC
- Als PDF speichern — 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO)
- Kopie archivieren — Original und Duplikat für Buchhaltung
⚠️ Häufige Fehler bei Rechnungen
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Rechnungsnummer doppelt vergeben | Finanzamt stuft als Unregelmäßigkeit ein — Betriebsprüfungsrisiko |
| Leistungsdatum fehlt | Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet |
| Steuernummer fehlt | Rechnung formal ungültig — Empfänger kann Zahlung verweigern |
| Kleinunternehmer-Hinweis fehlt | Finanzamt könnte MwSt.-Abführung verlangen |
| Zu vage Leistungsbeschreibung | "Dienstleistung" reicht nicht — Art und Umfang müssen erkennbar sein |
| Kein Zahlungsziel angegeben | Zahlungsverzug tritt erst nach 30 Tagen automatisch ein (B2B) |
🗂️ Welche Rechnungsart brauchst du?
| Rechnungsart | Wann verwenden? | Generator |
|---|---|---|
| Standardrechnung | Reguläre Leistungsabrechnung | → Generator |
| Kleinunternehmer-Rechnung | § 19 UStG — ohne MwSt. | → Generator |
| Abschlagsrechnung | Vorauszahlung bei langen Projekten | → Generator |
| Stundenlohn-Rechnung | Abrechnung nach Stunden | → Generator |
| Mahnung | Offene Rechnung einfordern | → Generator |
📄 Rechnung kostenlos als PDF erstellen →
❓ Häufige Fragen zum Thema Rechnung schreiben
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Das gilt für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Digitale Rechnungen sind erlaubt, müssen aber unveränderbar gespeichert sein (z. B. als PDF/A).
Darf ich eine Rechnung per E-Mail schicken?
Ja. Elektronische Rechnungen sind seit 2011 ohne Einschränkungen erlaubt. Wichtig: Der Empfänger muss zustimmen (was bei E-Mail-Übermittlung in der Regel stillschweigend erfolgt). Ab 2025 wird die E-Rechnung (XML-Format) im B2B schrittweise Pflicht.
Was ist die E-Rechnungspflicht 2025/2026?
Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen alle B2B-Rechnungen im strukturierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) ausgestellt werden. Für Kleinunternehmer gelten längere Übergangsfristen.
Was ist der Unterschied zwischen Netto- und Bruttorechnung?
Eine Nettorechnung zeigt Nettobetrag + MwSt. getrennt ausgewiesen — Standard im B2B. Eine Bruttorechnung nennt nur den Gesamtbetrag inkl. MwSt. — üblich im B2C-Handel. Im B2B muss die MwSt. immer getrennt ausgewiesen werden.
Kann ich eine bereits gestellte Rechnung korrigieren?
Ja — über eine Stornorechnung (Gutschrift) und anschließend eine neue Rechnung mit korrigierten Daten. Eine direkte Änderung einer bereits versendeten Rechnung ist nicht zulässig.
📅 Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 | Gilt für Deutschland (§ 14 UStG, § 147 AO) | Kein Ersatz für Steuerberatung