Gehaltsabrechnung 2026 — Vorlage, Pflichtangaben & was draufstehen muss
📅 Veröffentlicht am 27.05.2026
Gehaltsabrechnung 2026 — Vorlage, Pflichtangaben & was draufstehen muss
Eine Gehaltsabrechnung ist für jeden Arbeitnehmer Pflicht — und für jeden Arbeitgeber eine gesetzliche Verpflichtung. Doch was muss draufstehen? Wie liest man eine Lohnabrechnung richtig? Und welche Fehler passieren am häufigsten? In diesem Artikel erfährst du alles zur Gehaltsabrechnung 2026 — mit Vorlage, Erklärungen und den aktuellen Werten.
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Was ist eine Gehaltsabrechnung?
Eine Gehaltsabrechnung (auch: Lohnabrechnung, Entgeltabrechnung) ist ein Dokument, das zeigt, wie sich das Bruttogehalt eines Arbeitnehmers zusammensetzt und welche Abzüge vorgenommen werden, um zum Nettogehalt zu gelangen. Arbeitgeber sind nach § 108 GewO verpflichtet, bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform auszuhändigen.
Pflichtangaben auf der Gehaltsabrechnung 2026
| Angabe | Details |
|---|---|
| Arbeitgeberdaten | Name, Adresse, Steuernummer des Unternehmens |
| Arbeitnehmerdaten | Name, Adresse, Personalnummer, Sozialversicherungsnummer |
| Steuerliche Merkmale | Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuer |
| Abrechnungszeitraum | Monat und Jahr der Abrechnung |
| Bruttogehalt | Grundgehalt + Zulagen + Sachbezüge |
| Steuerabzüge | Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer |
| Sozialversicherungsbeiträge | Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung |
| Nettogehalt | Auszahlungsbetrag nach allen Abzügen |
Sozialversicherungsbeiträge 2026 — aktuelle Werte
| Versicherung | Gesamt | Arbeitnehmer | Arbeitgeber |
|---|---|---|---|
| Krankenversicherung | 14,6% + Zusatzbeitrag | 7,3% + ½ Zusatz | 7,3% + ½ Zusatz |
| Rentenversicherung | 18,6% | 9,3% | 9,3% |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6% | 1,3% | 1,3% |
| Pflegeversicherung | 3,6% | 1,8% (+ 0,6% kinderlos) | 1,8% |
Gehaltsabrechnung lesen — Schritt für Schritt
1. Bruttogehalt
Das vereinbarte Grundgehalt plus alle Zulagen (Überstunden, Schichtzulagen, geldwerte Vorteile wie Firmenwagen).
2. Steuerpflichtiges Bruttogehalt
Nicht alles ist steuerpflichtig — steuerfreie Zuschläge (z.B. Sonntagszuschläge bis zur Freigrenze) werden abgezogen.
3. Lohnsteuer
Richtet sich nach der Steuerklasse und dem Bruttogehalt. Die Steuerklassen im Überblick:
| Steuerklasse | Für wen |
|---|---|
| I | Ledige, Geschiedene, getrennt Lebende |
| II | Alleinerziehende |
| III | Verheiratete (höheres Einkommen) |
| IV | Verheiratete (ähnliches Einkommen) |
| V | Verheiratete (niedrigeres Einkommen) |
| VI | Zweiter / weiterer Job |
4. Solidaritätszuschlag
Seit 2021 entfällt der Soli für ca. 90% der Steuerzahler. Er wird nur noch bei sehr hohem Einkommen erhoben (Lohnsteuer über ca. 18.130 € jährlich).
5. Nettoverdienst
Brutto minus Lohnsteuer minus Sozialversicherungsbeiträge = Netto-Auszahlungsbetrag.
Beispiel: Gehaltsabrechnung 3.000 € Brutto (Steuerklasse I)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttogehalt | 3.000,00 € |
| − Lohnsteuer (ca.) | − 414,00 € |
| − Krankenversicherung (7,3% + Zusatz) | − 237,00 € |
| − Rentenversicherung (9,3%) | − 279,00 € |
| − Arbeitslosenversicherung (1,3%) | − 39,00 € |
| − Pflegeversicherung (1,8%) | − 54,00 € |
| = Nettogehalt (ca.) | ≈ 1.977,00 € |
Häufige Fehler auf der Gehaltsabrechnung
- ❌ Falsche Steuerklasse — führt zu Mehr- oder Minderabzügen
- ❌ Fehlende Kinderfreibeträge — reduziert die Kirchensteuer
- ❌ Überstunden nicht korrekt ausgewiesen
- ❌ Geldwerter Vorteil fehlt — z.B. Firmenwagen muss versteuert werden
- ❌ Falsche Sozialversicherungsnummer
FAQ — Häufige Fragen zur Gehaltsabrechnung 2026
Bis wann muss der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung ausstellen?
Spätestens mit der Gehaltszahlung — in der Regel zum Monatsende oder Monatsanfang.
Muss die Gehaltsabrechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Abrechnung muss jedoch in Textform vorliegen — auch digital ist erlaubt.
Wie lange muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Als Arbeitnehmer empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens 10 Jahren — für die Rentenberechnung können alte Abrechnungen wichtig sein.
Was tun bei falscher Gehaltsabrechnung?
Schriftlich beim Arbeitgeber / der Personalabteilung reklamieren. Bei anhaltenden Fehlern kann die Finanzbehörde oder das Arbeitsgericht eingeschaltet werden.
Kann die Gehaltsabrechnung per E-Mail zugesandt werden?
Ja — seit 2022 ist die digitale Gehaltsabrechnung ohne Zustimmung des Arbeitnehmers zulässig, sofern er Zugang dazu hat.
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Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 | Gilt für Deutschland | Kein Ersatz für Rechtsberatung