Ein Kostenvoranschlag ist das wichtigste Dokument vor jedem Auftrag.

Ein Kostenvoranschlag ist das wichtigste Dokument vor jedem Auftrag. Wer ihn falsch ausstellt, riskiert Streit mit dem Kunden — oder sogar rechtliche Konsequenzen. In diesem Ratgeber erfährst du, was ein Kostenvoranschlag enthalten muss, wie er sich vom Angebot unterscheidet und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung oder ein Werkstück. Er gibt dem Kunden einen Überblick über die zu erwartenden Ausgaben — ohne dass der Handwerker oder Dienstleister daran gebunden ist.

Laut § 650 BGB darf ein Kostenvoranschlag um bis zu 20 % überschritten werden, ohne dass der Auftraggeber zustimmen muss. Bei einer höheren Überschreitung muss der Handwerker den Kunden sofort informieren — der Kunde hat dann das Recht, den Vertrag zu kündigen.

Kostenvoranschlag vs. Angebot — was ist der Unterschied?

Faustregel: Weißt du noch nicht genau, wie lange die Arbeit dauert (z.B. Wasserschaden, Renovierung)? → Kostenvoranschlag. Ist der Umfang klar definiert? → Angebot.

Was muss ein Kostenvoranschlag enthalten?

Ein rechtssicherer Kostenvoranschlag enthält folgende Pflichtangaben:

1. ✅ Vollständiger Name und Anschrift des Handwerkers/Unternehmens
2. ✅ Name und Anschrift des Kunden
3. ✅ Datum der Ausstellung
4. ✅ Gültigkeitsdauer (empfohlen: 30 Tage)
5. ✅ Detaillierte Leistungsbeschreibung (Was wird gemacht? Welche Materialien?)
6. ✅ Geschätzte Arbeitsstunden mit Stundensatz
7. ✅ Materialkosten (ggf. separat aufgeführt)
8. ✅ Mehrwertsteuer (19 % oder 7 %, oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung)
9. ✅ Gesamtbetrag (netto und brutto)
10. ✅ Hinweis auf Unverbindlichkeit des Kostenvoranschlags

Schritt-für-Schritt: Kostenvoranschlag erstellen

Schritt 1: Leistung klar definieren

Beschreibe genau, was du tun wirst. Vage Formulierungen führen später zu Streit. Statt "Badezimmer renovieren" lieber: "Fliesen verlegen (ca. 12 m²), Sanitäranschlüsse erneuern, Silikonfugen abdichten".

Schritt 2: Kosten realistisch kalkulieren

Berechne Arbeitszeit und Material getrennt. Plane einen Puffer von 10–15 % ein — so bleibst du innerhalb des 20-%-Spielraums, auch wenn etwas Unerwartetes passiert.

Schritt 3: MwSt. korrekt ausweisen

Als regulärer Unternehmer musst du 19 % MwSt. ausweisen. Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG, Jahresumsatz unter 22.000 €) weist du keine MwSt. aus und schreibst stattdessen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Schritt 4: Gültigkeitsdauer festlegen

Ohne Angabe gilt ein Kostenvoranschlag unbegrenzt — das kann teuer werden, wenn die Materialpreise steigen. Empfehlung: 30 Tage Gültigkeit angeben.

Schritt 5: Unterschrift und Übergabe

Unterschreibe den Kostenvoranschlag und übergib ihn dem Kunden schriftlich (per E-Mail oder Post). Bewahre eine Kopie auf — mindestens 5 Jahre.

Häufige Fehler beim Kostenvoranschlag

1. ❌ Zu unpräzise: "Reparatur ca. 500 €" — ohne Leistungsbeschreibung ist das wertlos
2. ❌ MwSt. vergessen: Nachträgliche Forderung ist schwer durchsetzbar
3. ❌ Kein Hinweis auf Unverbindlichkeit: Kunde könnte ihn als bindendes Angebot werten
4. ❌ Keine Gültigkeitsdauer: Preissteigerungen gehen zu deinen Lasten
5. ❌ Überschreitung nicht kommuniziert: Mehr als 20 % über dem KV ohne Information → Kunde kann kündigen

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist ein Kostenvoranschlag kostenlos?

Nein, nicht automatisch. Der Handwerker kann für die Erstellung des Kostenvoranschlags eine Vergütung verlangen — das muss aber vorab vereinbart werden. Ohne ausdrückliche Vereinbarung gilt der Kostenvoranschlag als kostenlos (§ 632 Abs. 3 BGB).

Wie lange ist ein Kostenvoranschlag gültig?

Ohne Angabe gilt der Kostenvoranschlag zeitlich unbegrenzt. Es empfiehlt sich, eine Gültigkeitsdauer von 30 Tagen anzugeben, da sich Materialpreise und Lohnkosten ändern können.

Um wie viel darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?

Laut § 650 BGB darf ein Kostenvoranschlag um bis zu 20 % überschritten werden, ohne dass der Auftraggeber zustimmen muss. Bei einer höheren Überschreitung muss der Auftragnehmer unverzüglich informieren.

Was passiert, wenn der tatsächliche Preis höher ist?

Wird der Kostenvoranschlag um mehr als 20 % überschritten, muss der Handwerker den Kunden sofort informieren. Der Kunde hat dann das Recht, den Werkvertrag zu kündigen — zahlt aber den Wert der bereits erbrachten Leistungen.

Muss ein Kostenvoranschlag unterschrieben werden?

Gesetzlich ist keine Unterschrift vorgeschrieben. Für die Beweissicherung ist eine Unterschrift beider Parteien jedoch dringend empfohlen — besonders bei größeren Aufträgen.