Kategorie: Rechnungsservice, Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG gelten für deine Rechnungen besondere Regeln — du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber trotzdem alle Pflichtangaben korrekt erfüllen. Wer etwas vergisst, riskiert, dass der Kunde die Rechnung nicht bezahlt oder das Finanzamt nachfragt. Dieser Artikel zeigt dir genau, welche Angaben auf jede deiner Rechnungen gehören, welche Fehler Selbstständige häufig machen — und wie du in unter zwei Minuten eine rechtssichere Rechnung als PDF erstellst.

Was ist eine Kleinunternehmerrechnung?

Eine Kleinunternehmerrechnung ist eine Rechnung, die von Unternehmern ausgestellt wird, die die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen. Das bedeutet: Du weist keine Umsatzsteuer auf der Rechnung aus und musst auch keine ans Finanzamt abführen.

Die Kleinunternehmerregelung gilt für dich, wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr 22.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht überschreiten wird (Stand 2026).

Pflichtangaben: Was muss auf die Rechnung?

Nach §14 UStG müssen alle Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Als Kleinunternehmer kommt zusätzlich ein wichtiger Hinweis dazu.

Die vollständige Checkliste für Kleinunternehmer-Rechnungen

Pflichtangabe Erklärung Beispiel Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers Dein Name oder Firmenname inkl. Straße, PLZ, Ort Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Berlin Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers Name und Adresse deines Kunden Schmidt GmbH, Hauptstraße 5, 10115 Berlin Steuernummer oder USt-IdNr. Entweder deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteueridentifikationsnummer Steuernr.: 12/345/67890 Rechnungsdatum Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird 29. April 2026 Rechnungsnummer Eine einmalige, fortlaufende Nummer RE-2026-042 Menge und Art der Leistung Was genau wurde geliefert oder geleistet? Grafikdesign-Leistungen für Projekt XY, 10 Stunden Leistungsdatum oder -zeitraum Wann wurde die Leistung erbracht? März 2026 / 15.03.2026 Nettobetrag / Gesamtbetrag Der zu zahlende Betrag 500,00 € Kleinunternehmerhinweis Pflichtangabe nach §19 UStG Siehe unten

Der Kleinunternehmerhinweis — das Wichtigste

Dieser Satz muss auf jeder deiner Rechnungen stehen:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alternativ sind auch folgende Formulierungen zulässig:

1. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."
2. „Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet."

Wichtig: Du darfst auf der Rechnung keinen Steuersatz (weder 19 % noch 7 %) und keine Umsatzsteuer ausweisen — auch nicht mit dem Betrag „0 €". Das wäre ein Fehler, der dich im schlimmsten Fall zur Zahlung der Steuer verpflichtet.

Häufige Fehler bei Kleinunternehmerrechnungen

Diese Fehler passieren häufig — und können teuer werden:

1. Kein Kleinunternehmerhinweis

Ohne den §19-Hinweis ist die Rechnung formal unvollständig. Der Empfänger kann sie zurückweisen.

2. Umsatzsteuer ausgewiesen

Wer auf seiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist — auch versehentlich — schuldet sie dem Finanzamt. Das kann zu Nachzahlungen führen.

3. Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein. Lücken oder Doppelungen fallen bei einer Betriebsprüfung auf.

4. Kein Leistungsdatum

Viele verwechseln Rechnungsdatum und Leistungsdatum. Beide müssen angegeben werden — oder zumindest der Leistungszeitraum.

5. Unklare Leistungsbeschreibung

„Beratung" reicht nicht. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass sie eindeutig nachvollziehbar ist.

Zahlungsziel und Skonto — was ist sinnvoll?

Gesetzlich vorgeschrieben ist kein Zahlungsziel, aber es empfiehlt sich dringend, eines anzugeben. Üblich sind:

1. 14 Tage netto bei privaten Kunden
2. 30 Tage netto bei Geschäftskunden

Du kannst auch Skonto anbieten, z. B.: „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen: 2 % Skonto."

Wie hoch darf meine Stundenrate als Kleinunternehmer sein?

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Deine Preise bestimmst du selbst. Typische Stundensätze für Selbstständige ohne Mehrwertsteuerausweis:

1. Grafikdesigner: 40–80 €/Std.
2. Texter und Übersetzer: 35–70 €/Std.
3. IT-Freelancer: 60–120 €/Std.
4. Handwerker: 40–90 €/Std.

Denk daran: Als Kleinunternehmer entfällt die Mehrwertsteuer für private Kunden als Kostenpunkt. Das kann ein Vorteil sein.

Kleinstbetragsrechnung: Wann gelten vereinfachte Regeln?

Bei Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Dann reichen:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
5. (Als Kleinunternehmer: der §19-Hinweis)

Das ist z. B. bei Kassenbelegen oder kleinen Einzelleistungen hilfreich.

Rechnung aufbewahren: Wie lange?

Als Unternehmer bist du verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren (§147 AO). Das gilt für ausgestellte und empfangene Rechnungen. Am einfachsten: Alle Rechnungen als PDF speichern und in einem Cloud-Ordner sichern.

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Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich als Kleinunternehmer auch internationale Rechnungen stellen?

Ja. Bei Rechnungen ins EU-Ausland an Unternehmer gibst du die USt-IdNr. beider Seiten an und verweist auf die „Umkehrung der Steuerschuld" (Reverse Charge). Bei Privatpersonen im EU-Ausland gelten besondere Regelungen — im Zweifel Steuerberater fragen.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID beantragen?

Nein, du kannst stattdessen deine Steuernummer angeben. Eine USt-IdNr. ist nur zwingend nötig, wenn du regelmäßig EU-weit mit anderen Unternehmen handelst.

Was passiert, wenn ich die 22.000-€-Grenze überschreite?

Überschreitest du den Vorjahresumsatz von 22.000 €, bist du im Folgejahr regelbesteuerter Unternehmer und musst Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Du musst dein Finanzamt informieren.